EFFICIËNTE UITLEEN BEDRIJFSMIDDELEN ONDERSTEUNT ‘HET NIEUWE WERKEN’ BIJ GEMEENTE WADDINXVEEN

Gemeente Waddinxveen is eind februari 2018 verhuisd naar een nieuwe locatie. Dit bijzondere pand, dat energieneutraal is, is op zo’n manier ontworpen dat ‘het nieuwe werken’ wordt gestimuleerd. Zo kunnen medewerkers gebruikmaken van flexplekken, vergaderruimtes boeken, informeel overleggen in het werkcafé of buiten het gemeentehuis werken. Vooral voor dat laatste zocht de gemeente een oplossing om de uitleen van bedrijfsmiddelen als laptops te vereenvoudigen en inzichtelijk te maken.

Het nieuwe werken bij Gemeente Waddinxveen

Gemeente Waddinxveen is in 2016 begonnen met de bijzondere transformatie van een bestaand winkelpand tot nieuw thuis voor zowel de inwoners van de gemeente als voor de gemeente ambtenaren. Niet alleen is het nieuwe gemeentehuis energieneutraal, ook is de indeling volledig gericht op ‘het nieuwe werken’. Bezoekers worden niet meer in ‘hokjes’ ontvangen en de tweehonderd medewerkers kunnen op hun beurt gebruikmaken van verschillende type werkplekken. Zo vind je er overlegplekken – formeel in vergaderruimtes, maar ook informeel in het werkcafé – en flexplekken. Eind februari 2018 hebben de medewerkers het nieuwe gemeentehuis betrokken.

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen

Behoefte aan efficiënt beheer bedrijfsmiddelen

Deze nieuwe manier van werken vraagt om een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen, vertelt Tosca Brog. Zij is Coördinator Automatisering binnen de gemeente en verantwoordelijk voor de ICT: “In ons oude pand beschikten wij over meer dan genoeg werkplekken en dat doen we nu nog steeds. Het verschil is dat de medewerkers nu gestimuleerd worden om flexibel te zijn, zodat ze ook buiten het gemeentehuis kunnen werken.

Je kunt je voorstellen dat het voor de Wethouder van Kunst en Cultuur van toegevoegde waarde is om af en toe vanuit het kunstcentrum aan het werk te zijn. Om dit te faciliteren, hebben wij onder andere laptops en OV-kaarten beschikbaar gesteld.”

De uitleen van deze bedrijfsmiddelen verliep ongestructureerd. De medewerkers van het gemeentehuis konden bij de facilitair medewerkers items lenen zoals laptops en fietsen, maar de wisselende roosters bevorderde de administratie niet. Brog: “Als je een laptop had geleend bij facilitair medewerker X, dan was de kans groot dat je hem weer in moest leveren bij facilitair medewerker Y. Dat in combinatie met de ongestructureerde administratie van de in- en uitleen resulteerde erin dat er regelmatig spullen kwijtraakten of te laat werden ingeleverd. In die 1,5 tot 2 jaar dat het op die manier verliep, hebben we wel gemerkt dat er behoefte bestaat aan de mogelijkheid om spullen te lenen. Met het nieuwe pand, waar het nieuwe werken extra wordt gestimuleerd, is onze verwachting dat deze behoefte alleen maar groter gaat worden. Daarom wilden we dit graag professionaliseren.”

Oplossing gevonden in combinatie van KeyConductor en CapLocker

Gemeente Waddinxveen heeft die professionaliseringslag gevonden in de combinatie van de KeyConductor en de CapLocker. Met deze combinatie is het niet alleen mogelijk om middelen uit te lenen, maar ook sleutels. Brog: “Hierdoor kunnen wij naast laptops en iPhoneopladers ook fietssleutels en OV-kaarten uitlenen. Middelen die het nieuwe werken stuk voor stuk faciliteren. Met de QR-code die bij de reservering wordt ontvangen, kan het item bij de uitleenmuur worden opgehaald en ook weer teruggebracht.” De indeling van de uitleenmuur bij Gemeente Waddinxveen is als volgt: 15 kasten voor laptops, 5 kasten voor iPhone-opladers en 4 grote kasten die worden gebruikt als postvak. Stukken die anders in de postkamer zouden blijven liggen. Brog “Belangrijke, vertrouwelijke stukken liggen nu niet meer voor het grijpen. In ons vak, met name voor de afdeling HR en Juridische Zaken, is dat een groot voordeel.“

“Voorheen raakten wij regelmatig middelen kwijt. Dat kan met deze uitleenmuur niet meer.

CaptureTech actief in ontzorgen

Gemeente Waddinxveen wist van het bestaan van de ‘uitleenmuur’ via de Gemeente Gouda, met wie het nauw contact onderhoudt. Brog: “De gemeente Gouda werkte al met de KeyConductor voor de uitleen van sleutels. Zo wisten wij van het bestaan ervan. Toen wij zagen dat dit idee bij Hogeschool Utrecht werd gecombineerd met de uitleen van andere, grotere middelen, hebben wij contact gezocht met CaptureTech en zijn we samen dit project gestart.” Waar een nieuwe, technische implementatie doorgaans veel tijd nodig heeft voordat het wordt omarmd door de gebruikers, waren de medewerkers van de gemeente al snel te spreken over de oplossing. Brog: “Dat komt vooral door de herkenbare elementen die CaptureTech gebruikt, zoals een QR-code. Natuurlijk helpt het ook mee dat mensen onafhankelijk zijn, zij hebben niemand meer nodig om een item te kunnen lenen. Ik verwacht dat de uitleenmuur de komende tijd meer en meer gebruikt zal worden. En ik ben apetrots dat ik deze innovatie samen met CaptureTech binnen de gemeente heb kunnen realiseren.”

Contact