MEEVivenz en CaptureTech groeien samen naar een innovatieve toekomst

MEEVivenz ondersteunt kwetsbare burgers bij het volwaardig en zoveel mogelijk op eigen kracht deelnemen aan de samenleving. Dit doen ze door mensen met een rugzakje te helpen bij problemen op het gebied van het persoonlijk en/of maatschappelijk functioneren. Het doel is om cliënten zo veel mogelijk zelfredzaam te maken.

Na de reorganisaties en fusies van de afgelopen paar jaar is er een solide onderneming ontstaan die zich inzet voor een sterke samenleving waarbij iedereen mee kan doen.

CaptureTech was al jaren de IT partner van één van de bedrijven die zijn opgegaan in MEEVivenz, en is dat nu dus van de hele organisatie. Dat beide organisaties elkaar daarbij opnieuw moesten vinden is geen geheim. Dat dit inmiddels meer dan gelukt is, vertellen Esther Albers, Medewerker Bedrijfsvoering, en Nicole Baltussen, Manager Bedrijfsvoering.

Samen vooruit

Esther en Nicole moeten ook eerlijk zijn: de samenwerking is niet altijd zo goed geweest als nu. “Voorheen verzorgde CaptureTech de IT-dienstverlening voor een deel van onze organisatie. Na de fusie eind 2020 werden ze de IT-partner voor de gehele MEEVivenz-organisatie. Je merkte dat zowel zij als wij daar onze weg in moesten vinden,” legt Esther uit.

“Zij moesten ons opnieuw leren kennen en begrijpen wat wij nodig hebben. En wij moesten het gevoel krijgen dat het een samenwerking was. Laat ik vooral eerst zeggen dat dat gelukt is! Aan beide kanten is er veel ingezet om die samenwerking succesvol te laten zijn, om te komen waar we nu zijn. Binnen onze organisatie veranderde er veel, en IT is niet onze expertise. Doordat CaptureTech liet zien in staat te zijn ons daarin volledig te ondersteunen. Van het opnemen van de servicedesk tot strategisch meedenken over wat er voor ons ligt en hoe we de toekomst in kunnen vullen: de samenwerking tussen ons groeide samen met onze organisatie naar wat het nu is.”

CaptureTech verzorgt dus niet alleen de licenties en hardware, maar juist ook een stuk dienstverlening. En daarvoor is het belangrijk dat je op één lijn zit, aldus Esther: “Binnen MEEVivenz hebben we geen IT-afdeling. Onze servicedesk zit dus bij CaptureTech, en zij doen ook het beheer. Ik ben de coördinator en vertaal de wensen en behoeften van onze organisatie naar CaptureTech, en andersom natuurlijk ook. Nu kun je als partner denken: “mooi, het loopt,” en doorgaan zoals je dat elke dag doet. Waar CaptureTech het onderscheidend vermogen laat zien, is bijvoorbeeld dat zij trends in gebruikersvragen herkennen en dit aan ons terugkoppelen.”

Daarmee kan MEEVivenz kijken hoe de dienstverlening richting eindgebruikers beter kan, legt Esther uit: “Als bepaalde vragen vaak voorkomen, zoals bijvoorbeeld hoe bepaalde applicaties gebruikt moeten worden, dan liggen daar kansen op het gebied van training. Het is zonde te betalen voor een servicedesk als we medewerkers zelfredzamer kunnen maken door middel van opleidingen.”

Opleiding en awareness

Samen met CaptureTech zijn ze dan nu ook bezig met het uitrollen van trainingsplatform 5MOT (5 Minutes of Training), vertelt Esther:

“Door middel van korte e-learnings kunnen medewerkers zichzelf bekwamen in het gebruik van verschillende applicaties. Dat scheelt een hoop vragen naar de servicedesk, en daarmee kunnen we dan ook weer kosten besparen. Verder kunnen we de trainingen inzetten voor awareness, met name op het gebied van cybersecurity. Want daar bleek bij ons enorm veel behoefte aan!”

Wat vinden medewerkers daarvan? “Natuurlijk, het is niet ieders favoriete bezigheid, en lang niet iedereen is er even bedreven in. Plus, iedereen leert op zijn of haar eigen manier. De meeste terugkoppeling die we dan ook krijgen, heeft met persoonlijke voorkeuren te maken. Maar het overgrote deel is erg tevreden met de oplossing,” weet Esther te vertellen.

Maak van onboarding een feestje

MEEVivenz probeert te luisteren naar hun medewerkers. Zij zijn het tenslotte die de organisatie dragen. Dus, toen er veel feedback kwam op het onboardingsproces, wisten Esther en Nicole dat ze daar iets mee moesten doen.

“Medewerkers moesten een laptop, mobiele telefoon, de bijbehorende accessoires en inloggegevens, plus uitleg krijgen. Vaak moesten ze dagen, soms weken, wachten voordat ze alles compleet hadden. Dat dat frustrerend is, begrijpt iedereen. En dat CaptureTech dat niet alleen op kon lossen, stond ook als een paal boven water. Maar, ze hebben er wel alles aan gedaan om ons te ondersteunen,” vertelt Nicole.

“CaptureTech levert de laptops en de IT. We hebben een andere leverancier voor mobiele telefonie. We zijn begonnen met onze processen in kaart te brengen en de bottlenecks te vinden. Want daar start het proces, als het aan onze kant allemaal goed en op tijd wordt doorgegeven, is dat al winst. Maar, we wilden dus dat alles in één keer bij de medewerker werd afgeleverd. Want daar scoor je punten mee.”

“Dat was gemakkelijker gezegd dan gedaan, want we hebben twee partners, die ergens ook concurrenten zijn. Maar ik wil CaptureTech echt het compliment geven dat ze daaroverheen gestapt zijn en samen met de andere partij een onboardingsproces hebben opgezet wat voor ons werkt. We krijgen nu enkel nog complimenten en mooie reacties van nieuwe medewerkers, en daar doen we het voor!”